Factureer via email en bespaar direct!

ElektronischDe papieren factuur gaat in de ban. M.i.v. maandag 16 februari 2009 volstaat factureren per e-mail en is een digitale handtekening overbodig. Nederlandse bedrijven die elkaar onderling factureren, mogen dit nu ook per email doen. Elektronische rekeningen hebben dezelfde status als facturen die per post verstuurd worden. Het ministerie van Financiën maakte dit op 12 februari bekend.

Wie nu een factuur stuurt, kan bijvoorbeeld volstaan met een pdf-document als bijlage. Wel moet nog steeds duidelijk zijn dat de rekening daadwerkelijk afkomstig is van het betreffende bedrijf. “In een losse email zetten dat je iets hebt geleverd kan dus niet”, zegt woordvoerder Marcel Hulman van het ministerie van Financiën. Voorheen moest een elektronische factuur aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo moest het document beveiligd zijn en was er een geavanceerde elektronische handtekening vereist. Dit is nu dus versoepeld.

De nieuwe wetgeving loopt voor op mogelijke Europese regels. Brussel bespreekt later dit jaar een mogelijk nieuw systeem van elektronisch factureren. Nederland gaat zich volgens de woordvoerder hard maken om de nieuwe Nederlandse regels ook Europees ingevoerd te krijgen.

Ook in ons eigen WinVIS pakket hebben we alle voorzieningen getroffen voor het emailen van facturen. Ook orderbevestigingen, proforma facturen, kopiefacturen en rekeningoverzichten kunnen zeer eenvoudig via email verstuurd worden. Alle WinVIS gebruikers zullen we hierover binnenkort uitgebreid informeren. Het elektronisch versturen van facturen kan bedrijven honderden euro's per jaar aan besparingen opleveren. Denk aan de kosten van postzegels, briefpapier en enveloppen alsmede aan alle handwerk dat erbij komt kijken. Om over kosten voor printers, cartridges, frankeringsmachines, vouwmachines e.d. nog maar te zwijgen... Voor het gehele Nederlandse bedrijfsleven zou dit jaarlijks een besparing van 600 miljoen euro opleveren.

En last but not least is het natuurlijk goed nieuws voor het milieu, dat op tal van manieren gespaard wordt!